上海市红十字备灾救灾中心赈灾救助物资应急发运规程(2015年9月1日)

      第一条(目的依据) 为提高上海市红十字备灾救灾中心(以下简称 “中心”)的应急物资发运能力,建立“统一指挥、各负其责、相互配合”的应急发运机制,确保协调、有序、高效地完成赈灾救助物资(以下简称“物资”)应急发运工作,依据《红十字与红新月灾害救济原则与条例》、《中国红十字会特别重大灾害救助工作管理暂行规定》以及上海市红十字会(以下简称“市红会”)《应对自然灾害等突发事件应急预案》、《赈灾救助物资管理办法》等有关规定,结合实际,制定本规程。

      第二条(组织体系) 根据市红会物资应急发运要求和“中心”物资发运流程,组织物资应急发运时,“中心”设现场总指挥、总协调各1人,并设发运组、复核组、监管组3个工作组。因国内特、重大灾害赈灾捐赠物资紧急发运需要,可在铁路、航空等货运现场,设立赈灾捐赠物资临时收发站。

      第三条(人员配置) 现场总指挥一般由“中心”主任担任,特殊情况可由市红会赈济救护部负责人或“中心”副主任担任。现场总协调一般由“中心”副主任担任,特殊情况可委托综合办公室主任或物资部主管担任。

      发运组、复核组、监管组每组设组长(兼A队队长)1人。可视情况倍数增加组员,并设置A、B队,以便轮班工作。每队设队长1人,组员配备2人以上。各A队队长一般由部门主管担任,B队队长可由在编人员担任。

编号

组别

队别

队长

组员来源

1

发运组

A队

物资管理部主管

“中心”工作人员及志愿者

B队

物资管理部人员

2

核对组

A队

综合办公室主管

“中心”财务人员、除物资管理部外在编工作人员及志愿者

B队

培训保障部主管

3

监管组

A队

市红会赈济救护部主管等

市红会在编工作人员;“中心”除物资管理部和财务人员以外的在编工作人员

B队

市红会相关人员

      第四条(岗位职责)

      1. 现场总指挥

      1.1获知灾情后,主动请示市红会常务副会长,报告常备救灾物资仓储情况,了解是否启动救灾物资应急发运。

      1.2立即联络市红会赈济救护负责人,了解灾情动态、总会灾害应急预案启动情况和受灾地区需求,保持信息沟通。

      1.3向“中心”副主任(或现场总协调)下达救灾物资紧急发运待命指令。

      1.4根据市红会救灾物资紧急发运指令后,立即赶赴“中心”,同时通知“现场总协调”正式启动赈灾救助物资应急发运。

      1.5在整个应急发运过程中,负责接受市红会指令,组织现场发运工作,并及时向市红会反馈物资发运的进展情况,确保发运任务的保质、保量完成。

      1.6 根据市红会指令(或经请示会红会同意),按照信息统一发布要求,接受媒体采访。

      1.7接到现场总协调“发车”请示后,须检查《物资发运点验单》(附件1)、装车加固、车辆赈灾标识、《赈灾物资通行证明》(附件2)无误,方可下令发车(如采用集装箱现场装载封箱的,须确认箱锁丝封拍摄留影)。

      1.8 应急发运任务完成后,组织专项总结,形成书面报告。

      2.现场总协调

      2.1获知灾情后,主动请示“中心”主任(或现场总指挥),报告常备救灾物资仓储情况,了解是否启动救灾物资应急发运。

      2.2 根据“待命”指令,拟订应急发运人员分组初步方案,通知物资管理部主管以及物资发运相关人员,做好紧急发运准备,与相关单位、人员保持联络。

      2.3跟踪、了解灾情动态,收集初定应急发运人员落实情况,酌情调整人选,确保信息沟通和人员落实。

      2.4受领任务后,确保第一时间到达“中心”;制订发运分工方案,组织先行到达人员做好发运现场作业准备;待所有参加人员到达后,明确分工要求,组织赈灾救助物资发运工作。负责落实完成《应急发运工作人员分组表》(附件3)。

      2.5 在出库、发运中,做好现场巡视、检查,确保岗位人员落实和作业安全,并根据岗位工作进度,及时调整各组人力,确保赈灾救助物资以最快速度发运。

      2.6 在整个发运过程中,须及时向总指挥反馈完成捐赠物资接受、库存物资装运以及现场人员调整等工作情况,并对整个装运、发运过程进行跟踪指导。

      2.7 在接到现场发运组、核对组确认出库数与装车数一致,装车完毕的报告后,及时检查装车加固、车辆赈灾标识以及《赈灾物资通行证明》等,确认无误、请示现场总指挥发车(如采用集装箱现场装载封箱的,须确认箱锁丝封拍摄留影)。

      3.现场发运组

      3.1现场发运组一般由物资管理部主管负责,以物资管理部工作人员为主,同时可配备在编人员和志愿者共同参与。

      3.2 现场发运组组长接到总协调下达的发运任务后,负责联系公路运输承运商,调集车辆,获得车牌信息;联系航空运输承运商,确定航班,联系仓位;联系铁路运输承运商,调集车皮;并将《物资发送清单》(附件4)发送至承运商。

      3.3 现场发运组成员接到组长电话通知后,须立即赶赴“中心”,并在组长的指挥下,按要求进行物资出库、清点、装车作业。

      3.4 如设置A、B队、分组作业的,A队负责使用叉车装载,B队负责使用手动液压车水平搬运货物。

      3.5 装载完毕并经核对、检查、获准发运后,由物资管理部工作人员分批随车前往(航空或铁路等)货运现场,办理物资运输交接、数量清点等各种托运手续。

      3.6 待物资发运启程后,发运组组长须立即将物资发运时间等相关运输信息告知现场总协调和总指挥。同时将《物资发送清单》以传真或电邮方式,及时告知接收方。

      3.7 如受市红会委托,由“中心”直接接受定向赈灾救助物资的,可赴捐赠方接受捐赠,也可在铁路等承运现场或“中心”所设应急接受站接受捐赠。

      3.8接受定向赈灾物资捐赠,须严格执行《上海市红十字会募捐和接受捐赠实施细则》,查验捐赠资料(加盖公章的捐赠意向书或协议书、营业执照、生产标准、检验报告等),并在捐赠、发运现场做好物资清点、验收。确认实际数量与捐赠信息相符后,填写《物资抽验记录表》, 进行现场拍摄,并通知核对组办理接受捐赠手续。

      4.现场核对组

      4.1 现场核对组一般由综合办公室主任负责,以财务人员为主。如设置A、B队的,B队队长可以由培训保障部主管担任。同时可配备在编人员和志愿者共同参与。

      4.2 现场核对组组长接到现场总协调电话通知后,须立即通知组员赶赴“中心”,负责装车物资(或现场捐赠物资)的数量清点、品种复核,确保出库数量与装车数量一致,清点完毕后在《物资发运点验单》上签字,并装车复核情况告知发运组组长和现场总协调。

      4.3 综合办公室人员从发运组获得承运车辆的车牌信息后,负责印制《赈灾物资通行证明》并交发运组押车人员备用,以获取公路运输途中的交通支持。

      4.4 负责在物资承运车辆的驾驶窗下方以及车辆两侧悬挂上海市红十字会赈灾物资标识,对装车物资进行加固检查,并对发运过程中的重要环节进行拍照留存。

      4.5 赈灾物资出库装车后,须立即对相关物资库存余量进行盘点,确保出库数量与剩余数量相符合。

      4.6 由核对组A队根据发运组提供的捐赠物品清单,在2个工作日内,按照《上海市红十字会募捐和接受捐赠实施细则》,登录市红会捐赠平台,出具市红会统一的捐赠票据,颁发证书证章。

      4.7 根据重大灾害应急赈灾,以及与“中心”应急接受站联络需要,做好“中心”赈灾电话热线的接听,并做好一般来电(附件5)的分类统计和应急来电(附件6)接听记录。根据市红会统一的“赈灾热线电话接听要点及答复口径”,处理电话咨询;及时将确定捐赠物资意向登记表(附件7)汇总整理,告知发运组并报市红会赈济救护部。

      4.8 组织志愿者参加赈灾应急发运,并做好志愿者服务记录(附件8)。

      5.现场监管组

      5.1 现场监管组由市红会赈济救护部分管人员负责,以市红会在编工作人员为主。

      5.2市红会启动“应对自然灾害等突发事件应急预案”,发出物资应急发运指令后,市红会赈济救护相关人员将立即赶赴“中心”,参与应急发运的现场督导。

      5.3 现场监管人员负责对即将出库发运的物资的品种、库存数、出库数、装车数、库存余量的现场复核、确认,并在《物资发运点验单》上签字。

      5.4 可以对现场发运工作提出建议,及时听取各种信息的反馈并作出具体指导。

      5.5 涉及临时性定向捐赠的,须将捐赠方、受助方的联系人、联系地址、联系方式等信息告知现场发运组组长。

      5.6 如在铁路等设置赈灾物资应急接受站,涉及现场接受捐赠且直接发运的,须到场督核赈灾救助物资的收发工作。

      第五条 (岗位编号)

      1.应急发运时,由于工作人员、志愿者按照不同工作职责分组且经常变化,为适应现场动态管理需要,参与应急发运的工作人员、志愿者须佩戴胸卡、注明编号,便于岗位、人员标识和现场管理。

      2.胸卡编号方式:组别-队别-顺序号。如:发运组组长及1号组员的编号为组长:F-A-0;1号组员:F-A-1。以此类推。

      3.如果组长是市红会人员,则在“0”后加“SH”,即 F-A-0- SH;如果组员是志愿者,则在顺序号后加“ZH”,即F-A-1-ZH。

组别

岗位

色系

人员胸卡编号

(Z)

总指挥

红色

Z1

总协调

Z2

发运组(F)

队长

A、B

蓝色

F-A-0或F-B-0

组员

A队

F-A队:F-A-1、F-A-2、F-A-3……

F-B队:F-B-1、F-B-2、F-B-3……

B队

志愿者

黄色

F-A-1-ZH、F-B-1-ZH……

核对组(H)

队长

A、B

绿色

H-A-0或 H-B-0

组员

A队

 H-A队:H-A-1、H-A-2、H-A-3……

 H-B队:H-B-1、H-B-2、H-B-3……

B队

 

志愿者

黄色

H-A-1-ZH、H-B-1-ZH……

监管组(J)

队长

A、B

橙色

J-A-0或 J-B-0

组员

A队

 J-A队:J-A-1、J-A-2、J-A-3……

 J-B队:J-B-1、J-B-2、J-B-3……

B队

       第六条 (发运流程)

 

      第七条 (应急手续)

      1.重大灾害物资的紧急发放,“中心”可在收到市红会赈济部口头通知后,先行出库发运。但须在之后的24小时内,获取书面“救灾物资预出(入)库通知”,并在一周内补办正式出(入)库手续。

      2.核对组根据捐赠意向和发运组提供的接受捐赠《物资抽验记录表》、发运信息,生成《物资预入库日报表》(附件9)、《物资收发日报表》(附件10)。按要求及时上报中国红十字会总会、市民政局和市红会等部门的各类报表。

      3.物资发出后,发运组须在预计货物应当到达的时点,及时与物资接受单位联络,确认对方如数收讫,回收《物资信息反馈单》(附件11)以及《中国红十字会救灾工作报表(表4)物资收据》等书面凭证并主动跟踪相关物资发放去向。

      4.在应急发运工作完成后的十五个工作日内,各组将相关通知、记录、报表等资料整理后,交物资管理部统一归卷存档。

      5.应急发运期间发出的各类信息、报表,必须经各组组长签字,总指挥(或授权总协调)审核签发。紧急情况可以短信、电邮等形式确认,在之后的3个工作日内办理签发手续。

      第八条 (应急接受站)

      1.因应急发运需要,在铁路等货运现场设立物资应急接受站的,一般由现场总指挥组队驻守。

      2.发运组(A队)负责值守,接收、发运赈灾物资;核对组(B队)配合并负责组织志愿服务以及现场保障服务;监管组须派员到场,督核捐赠物资的接受、发运,协调相关工作。

      3. 应急接受站值守期间,须制订《应急接受站工作人员值班表》(附件12),安排两人以上值守,并及时做好现场工作记录。

      第九条 (信息管理)

      1.定向捐赠的物资预出(入)库后,核对组应每天将之前24小时内实际接收和发送的捐赠物资信息,经现场总指挥审核签字后,报市红会赈济救护部。

      2.发运组在收到物资出(入)库正式通知后的48小时内完成捐赠信息系统的信息录入、更新工作。

      3.在市红会门户网站上公示或上报中国红十字会总会、市红会的信息、数据,由发运组书面提交核对组复核后,须总指挥审核确认,方可上报、公示。

      4.应急发运状态下,可以电子信息形式传递书面信息、数据,但须保留至正式成稿。

      第十条 (违规责任)

      工作人员在应急发运工作中,未按照上述工作规程操作或发生以下行为的,季度工作绩效考核为不合格,造成重大经济损失的,将承担相应的经济处罚:

      1.未按照应急发运要求及时到岗履职,或不服从安排擅自换岗的,或未按时完成岗位职责和交办任务的;

      2.赈灾救助物资遗失,或数量清点、装车有误,或接收捐赠物资未按规定验收的;

      3.未及时沟通信息,或提供的数据、信息有误,或未经审核将数据、信息报送相关部门的;

      4.未按发运流程和应急手续办事,拖延发运进度或造成不良影响和后果的。

      第十一条、本规程自2015年9月1日起试行。

 

      附表:(下载

      1.《赈灾救助物资发运点验单》

      2.《赈灾救助物资通行证明》

      3.《应急发运工作人员分组表》

      4.《赈灾救助物资发送清单》

      5.《赈灾热线电话接听记录》(一般来电)

      6.《赈灾热线电话接听记录》(应急来电)

      7.《捐赠物资意向登记表》

      8.《志愿者服务记录》

      9.《物资预入库日报表》

      10.《物资收发(预)日报表》

      11.《物资信息反馈单》

      12.《应急接收站工作人员值班表》


发布日期:2018-7-24 16:59:00